Guía de referencia y pilar vertebrador de los principios éticos que cada una de las sociedades del Grupo Correos deben asimilar y aplicar en el ejercicio diario de su actividad empresarial.
Objetivo: Establecer los principios y pautas que deben regir el desarrollo de las actividades y las relaciones comerciales de las sociedades del Grupo, tanto a nivel interno, en lo que se refiere a las propias sociedades que forman el Grupo así como a todas aquellos empleados, directivos y administradores, que en el ejercicio de sus funciones puedan hacer uso del nombre Correos, como a nivel externo, en el mercado y con el resto de competidores. Igualmente se busca con ello, facilitar el desarrollo de las operaciones cotidianas en un ambiente ético, serio, profesional y honesto de acuerdo con los más elementales principios de buena fe contractual y con la legalidad vigente.
Ámbito de aplicación: El presente Código es de aplicación y vincula a los siguientes grupos de personas y entidades:
• Miembros del Órgano de Administración de cualquiera de las sociedades del Grupo.
• Miembros de Comités, Direcciones u órgano colegiado similar que desempeñe funciones de dirección o gestión bien a nivel de Grupo, bien dentro de cada una de las sociedades del Grupo.
• Sociedades y organizaciones vinculadas con el Grupo por una relación de control efectivo o cuya gestión y/o administración esté encomendada a cualesquiera sociedades del Grupo.
• A todos los empleados y directivos de cualquiera de las sociedades integrantes del Grupo.
• Sociedades subcontratistas, intermediarios, agentes, comisionistas cuando carezcan de procedimientos internos o de códigos de conducta equivalentes a los implantados en el Grupo.
Es responsabilidad de las personas y sociedades mencionadas, cualquiera que sea la función desempeñada en el seno de la organización o sociedad del Grupo a la que pertenezcan, hacer respetar y cumplir el presente Código. Ninguna clase de incumplimiento del mismo será tolerado o ignorado y ningún empleado que denuncie actividades sospechosas, ilícitas o contrarias al presente Código podrá ser sancionado por este motivo.
El comportamiento que debe regir las actuaciones del Grupo Correos se pueden diferenciar en los siguientes apartados:
Funcionamiento interno de los órganos sociales: El desempeño de los cargos de administrador o directivo de cualquier sociedad del Grupo conllevará la obligación de cumplir con los siguientes deberes:
• Ejercer el cargo con la diligencia de un ordenado empresario y con lealtad a todos los accionistas, socios y al interés del Grupo.
• Respetar, en el ejercicio de sus funciones, la legalidad vigente.
• Cumplir con el deber de reserva y confidencialidad sobre la información relativa al Grupo y/o cualquiera de las sociedades que lo integran, así como las deliberaciones de sus órganos, incluso después de haber cesado en sus funciones.
• Los administradores y los directivos deberán abstenerse de realizar funciones o desempeñar cargos, directa o indirectamente, en otras empresas o sociedades cuyas actividades o intereses sean concurrentes o estén en conflicto con los de la sociedad del Grupo en la que desarrollan su actividad.
En este sentido, antes de aceptar cualquier cargo, empleo o colaboración en otras sociedades o empresas, ya sean de ámbito privado o público, deberán obtener la autorización expresa y por escrito del Órgano de Administración de la sociedad a la que se pertenezca, que deberá ser aprobada por mayoría de dos tercios de sus miembros.
• Abstenerse de realizar, directa o indirectamente, transacciones profesionales o comerciales con el Grupo o con cualquiera de las sociedades que lo integran a título personal, salvo autorización expresa del Órgano de Administración por mayoría de sus miembros.
• Notificar al Comité de Dirección toda oportunidad de negocio que llegue a su conocimiento y pueda resultar de interés para la Empresa.
Relaciones con y entre empleados:
• Respeto e igualdad de trato: El Grupo Correos se compromete a facilitar a todos sus administradores, directivos y empleados unas condiciones laborales dignas y justas.
Del mismo modo, no se tolerará ningún tipo de conducta abusiva, hostil u ofensiva ni la discriminación por razón de raza, sexo, orientación sexual, creencia, ideología, religión, origen social, discapacidad, nacionalidad, edad o circunstancia de cualquier otra índole entre cualquiera de los miembros integrantes del Grupo independientemente del rango o cualificación. El Grupo Correos rechaza igualmente cualquier tipo de acoso en el trabajo, ya sea de carácter sexual o no.
• Igualdad de oportunidades: Todos los empleados disfrutarán de las mismas oportunidades para el desarrollo profesional de forma que las decisiones de promoción sólo podrán estar basadas en parámetros objetivos tales como la formación, el mérito, el esfuerzo y, de ser necesario, en las cualidades y dotes de liderazgo.
• Derechos humanos y libertades fundamentales: Todos y cada uno de los miembros que integran el Grupo están obligados a guardar un respeto escrupuloso a los Derechos Fundamentales y Libertades Públicas recogidos en la Declaración Universal de los Derechos Humanos, el Pacto Internacional de Derechos Civiles y Políticos, el Pacto Internacional de Derechos Económicos, Sociales y Culturales, la Constitución Española y cuanta normativa esté destinada a la protección y observancia de los derechos fundamentales y libertades públicas reconocidos en el territorio español.
• Fomento del equilibrio personal y profesional: El Grupo Correos es consciente de la importancia que tiene en el desempeño correcto de las funciones de su personal, contar con una vida personal plena. Igualmente, el Grupo conoce las dificultades de compaginar de forma satisfactoria el trabajo con la familia. Por ello, entre sus objetivos se encuentra fomentar, dentro del ámbito organizativo de la empresa, el equilibrio entre la vida personal y profesional adaptándose en la medida de lo posible
a las situaciones y circunstancias personales y familiares de sus empleados, directivos y administradores.
Relaciones con terceros y con el mercado: Las relaciones con terceros, entendidos éstos como proveedores, clientes, competidores y socios, así como con inversores y agentes del mercado propio de actividad de cada una de las sociedades del Grupo se regirán por los siguientes principios:
• Liderazgo y transparencia: La administración y dirección de la Empresa se confiará a las personas más idóneas por razón de sus conocimientos, cualidades, experiencia y capacidad de liderazgo, optándose en todo momento por un modelo de dirección compartida que aproveche la buena sintonía y complementariedad de los administradores de las sociedades del Grupo.
• Profesionalidad y solidaridad: La Empresa se regirá aplicando criterios estrictamente profesionales, exigiéndose a los empleados que en ella trabajen, seriedad, dedicación, amor al trabajo bien hecho, responsabilidad y lealtad. Los empleados, directivos y administradores del Grupo harán abstracción de sus intereses personales cuando tomen decisiones empresariales y procurarán que la administración y gestión de la Empresa se organice atendiendo al interés social y no al familiar o personal, persiguiendo con ello la creación de valor a largo plazo para el accionista y velando por el más completo compromiso con la legalidad, la seguridad y la adecuada gestión de riesgos. El Grupo, en la medida de sus posibilidades, ayudará a los empleados, directivos y administradores que lo soliciten a conseguir sus aspiraciones profesionales. No tendrán derecho a obtener esta ayuda los empleados, directivos y administradores del Grupo cuya conducta, comportamiento o esfuerzo personal no sean coherentes con las peticiones que formulan.
• Competencia leal: El Grupo Correos se compromete a actuar en el marco de sus actividades ordinarias de forma que se cumpla con lo establecido en la normativa de Defensa de la Competencia y Competencia Desleal, tanto nacional como comunitaria, y muy especialmente, se compromete a evitar todas aquellas actuaciones que, recogidas en dicha normativa, son consideradas por el legislador como conductas prohibidas.
• Conflicto de intereses: El Grupo Correos no puede aceptar la existencia de conflicto de intereses entre sus empleados, directivos o administradores. En este sentido, se prevé que cuando los intereses personales y profesionales sean contrarios, se informe de dicha situación al Comité de Cumplimiento a través de los canales internos establecidos al efecto (Canal de Comunicación y Denuncia). Se está en una situación de conflicto de interés cuando la decisión que deba tomarse en el ámbito profesional esté influida no por criterios empresariales válidos sino por intereses personales y familiares buscando un beneficio a título individual que a su vez cause un perjuicio al Grupo.
Relaciones con los miembros de las administraciones públicas: El comportamiento de los integrantes del Grupo con los miembros de las Administraciones Públicas, tanto nacionales como extranjeros, ha de estar siempre presidido por la transparencia, la ética y la integridad. Nunca podrán llevarse a cabo en nombre del Grupo acciones que supongan la entrega, aceptación, conformidad u ofrecimiento de dádivas, regalos, atenciones excesivas o comisiones ocultas, entre otras formas, a los miembros de las Administraciones Públicas ni a personas estrechamente relacionadas con éstos.
No serán susceptibles de autorización las donaciones que persigan influir en la Administración Pública o cuyo objeto sea la obtención de una ventaja comercial ilícita.
Quedan igualmente prohibidas las contribuciones a partidos políticos independientemente de su signo u orientación.
Tampoco se podrá hacer valer la relación personal o familiar con una autoridad o funcionario público con independencia de las razones que la motivaron u originaron. El mismo comportamiento ha de preceder a los contactos que se mantengan con funcionarios y/o autoridades extranjeros.
Responsabilidad y compromiso con la sociedad: El Grupo Correos se compromete a llevar a cabo su actividad de forma respetuosa con la Sociedad, cumpliendo así con tantas normas como le sean aplicables y, en particular, dirigidas al respeto a la diversidad cultural y de costumbres.
Todos los administradores, directivos, socios y empleados de las sociedades que integran el Grupo Correos están obligados a cumplir y acatar la legalidad vigente, independientemente de su rango y de su ámbito de aplicación, en la ejecución de sus respectivos trabajos y actividades, especialmente cuando se traten de operaciones de clara repercusión social o estén involucradas en las mismas personas del entorno político.
Del mismo modo, será de obligado cumplimiento los términos contenidos en este Código para todas las personas mencionadas que le puedan ser de aplicación para el desempeño habitual de sus funciones.
En este sentido, si alguna de las personas mencionadas observara o tuviera conocimiento de la contravención de alguna de estas normas deberán ponerlo en inmediato conocimiento de Comité de Cumplimiento, a través de los mecanismos adoptados al efecto (Canal de Comunicación y Denuncia).
Información privilegiada y confidencial del Grupo Correos
Los integrantes del Grupo tienen el deber y la obligación de guardar secreto sobre toda aquella información relativa a la empresa que pudiera ser clasificada como privilegiada, confidencial, reservada y/o secreta, por tanto, no podrá ser revelada y, mucho menos, utilizada en beneficio personal. Se entiende por información confidencial toda aquella que por no ser de carácter público afecta a los negocios del Grupo en su mayor amplitud (detalles de clientes, mercado, datos financieros, métodos o procesos) e información facilitada por terceros al Grupo y que esté sujeta a compromisos de confidencialidad.
Cuando la divulgación de información confidencial sea necesaria para el desempeño de una actividad deberán adoptarse todas las cautelas y medidas posibles para proteger su carácter reservado y cuando esa información concierne a un tercero, solo y en cualquier caso, podrá ser divulgada con su aprobación.
Las sociedades que conforman el Grupo Correos protegen sus derechos de propiedad industrial e intelectual y respetan los derechos de terceros en la materia.
La forma en la que pueden materializarse estos derechos puede variar sustancialmente (procesos, diseños, métodos, estrategias comerciales, información de clientes, precios, etc.). Por ello, los empleados, directivos y administradores del Grupo no podrán divulgar, obtener copia o utilizar tales derechos para obtener un beneficio personal o ilegítimo. Tampoco podrán cederlos a terceros sin la previa y expresa autorización del Grupo.
Igualmente, se han de adoptar medidas reforzadas de diligencia y cuidado cuando se aborde información relacionada con los derechos de propiedad industrial e intelectual de clientes o terceros.
Queda completamente prohibida la reproducción de material de terceros protegido por derechos de propiedad intelectual o industrial, así como el empleo de software y programas de ordenador sin la correspondiente licencia.
El Grupo Correos prohíbe a todos sus administradores, directivos y empleados la realización de cualquier práctica que pudiera conllevar la aceptación u ofrecimiento de ventajas o incentivos de carácter ilícito a los fines de influir en la toma de una decisión de cualquier índole por parte de sociedades o personas pertenecientes al sector público o privado. En concreto, se prohíben las siguientes:
• Dádivas, regalos, promesas, sobornos, atenciones excesivas o comisiones ocultas.
• También deben incluirse las donaciones políticas salvo que hubieran sido divulgadas y se cumpliera con lo establecido en la Ley y autorizadas por el Grupo CORREOS.
Cuando tuvieran que realizarse pagos al contado se estará a lo dispuesto en los procedimientos internos instaurados en el Grupo y se intentará efectuarlos de alguna otra manera distinta al pago en metálico. En caso de que fuera imposible realizar el pago por otro medio, se deberá contar con la necesaria autorización de la persona competente. Tales pagos nunca podrán superar la cantidad de 2.500 euros ni consistir o encubrir cualquier tipo de dádiva, regalo o recompensa a terceros, incluidos los miembros de las Administraciones Públicas.
En relación con las posibles contribuciones de beneficencia o patrocinio de actividades, el Comité de Cumplimiento deberá evaluar las posibles aportaciones y analizarlas mediante un oportuno informe aconsejando o desaconsejando la actuación.
El Grupo Correos se compromete a llevar a cabo su actividad de la forma menos perjudicial para el Medio Ambiente reduciendo en la medida de lo posible el impacto negativo que la misma pudiera tener sobre los ecosistemas.
La Seguridad y Salud en el trabajo es un aspecto fundamental cuyas normativas deben ser cumplidas estrictamente tanto por las sociedades del Grupo como por los empleados. En este sentido, el Grupo se obliga a cumplir rigurosamente las normas sobre Salud e Higiene en el trabajo así como la de Prevención de Riesgos Laborales, a proveer a los empleados de los equipos técnicos necesarios para el desempeño de sus funciones y a impartir cuantos cursos de formación sean necesarios para la protección de los trabajadores.
Toda empresa con la que el Grupo Correos tenga que subcontratar la prestación de un servicio o la ejecución de una actividad, deberá cumplir con lo prevenido en el presente Código, siendo la empresa del Grupo subcontratante la encargada de velar por el correcto cumplimiento del mismo por parte de la sociedad subcontratada.
A estos efectos, no se subcontratará con empresas que no respeten los derechos de los trabajadores, las disposiciones relativas a la Salud, Seguridad e Higiene en el trabajo, incluidas las relativas a la Prevención de Riesgos Laborales, o que tengan contratado personal cuya situación laboral no cumpla con lo preceptuado en la legislación vigente.
Igualmente, no se contratará con ninguna empresa o será causa de terminación del contrato, el que la empresa subcontratada no esté dispuesta a ajustar su actuación al presente Código, salvo que ésta ya cuente con un Código de características equivalentes a éste.
El presente Código ha sido aprobado por el Consejo de Administración de las sociedades del Grupo Correos. El Comité de Cumplimiento irá emitiendo las normas de ejecución que sean necesarias para el desarrollo de lo preceptuado en el mismo y estará encargado de velar por su actualización permanente, adaptándolo a la realidad social y legal de cada momento.
Es responsabilidad de todos los administradores, directivos y empleados de las sociedades del Grupo cumplir con los principios, pautas y directrices contenidos en este Código y velar por su correcto cumplimiento, de forma que si se albergara sospecha sobre la violación de lo preceptuado en el presente Código deberá ponerse en inmediato conocimiento de su superior jerárquico o del Comité de Cumplimiento, a través de los canales establecidos al efecto (Canal de Comunicación y Denuncia).
Salvo que el empleado haya violado el Código o actúe de mala fe, será protegido contra cualquier forma de represalia quedando su identidad salvaguardada, teniendo únicamente acceso a la misma las personas encargadas de tramitar la denuncia o comunicación que se efectúe.
Objeto y alcance: El Canal tiene por objeto establecer un procedimiento de comunicación con el Comité de Cumplimiento del Grupo para empleados del Grupo y para terceros que conozcan o mantengan relación comercial o contractual de cualquier clase, o utilicen los servicios
prestados por el Grupo con alguna de las Sociedades que lo integran, sobre aquellas conductas o hechos relacionados con una actuación u omisión presuntamente delictiva.
Comunicación: La comunicación se efectuará preferiblemente rellenando el modelo de formulario disponible en las páginas web de cada empresa del Grupo, debiendo adjuntar toda la documentación de la que se disponga y que sirva de soporte justificativo de la misma.
La persona comunicante tiene el deber de emplear el presente Canal de acuerdo con la buena fe. Asimismo, deberá estar disponible para cooperar con el Comité de Cumplimiento durante todo el proceso de investigación de los hechos comunicados.
Tramitación de la Comunicación: La comunicación se enviará al Comité de Cumplimiento por correo postal, correo electrónico, o cualquier otro medio que permita acusar recibo del envío efectuado, cumplimentando el modelo de denuncia. El Comité de Cumplimiento mantendrá actualizada en las páginas web las direcciones a las que se deberán dirigir las comunicaciones.
Las direcciones de envío de comunicaciones al Comité de Cumplimiento son las siguientes:
• Por correo físico: Comité de Cumplimiento- Centro Directivo (Campo de las Naciones) Vía Dublín 7, 6 planta, 28070 Madrid.
• Por correo electrónico: canal.cumplimiento@correos.com
• Presentación en el Registro General, de forma presencial.
Información al comunicante: La persona que por medio del procedimiento establecido en este Canal comunique una actuación u omisión susceptible de implicar un riesgo de imputación penal, será informada por el Comité de Cumplimiento del resultado de su comunicación.
Derecho a la intimidad, honor y propia imagen y protección de datos personales: Se
garantizará siempre la confidencialidad de la denuncia, así como el derecho a la intimidad, el honor y la propia imagen de todas las personas que participen o se vean involucradas, directa o indirectamente, en las actuaciones establecidas en el presente procedimiento.
Las comunicaciones realizadas durante el procedimiento generarán un expediente, que se identificará con una referencia, omitiendo en dichas comunicaciones cualquier identificación de las personas implicadas.
Todas las personas que intervengan en las actuaciones derivadas del presente Procedimiento tendrán la obligación de guardar secreto sobre los datos e informaciones a los que hayan tenido acceso durante la tramitación del mismo. La transgresión de esta obligación será sancionable.